Resultados obtenidos al implementar Soluciones de Gestión de Documentos y Automatización.

La gestión adecuada de documentos, su digitalización y vinculación a los procesos es un gran reto para muchas empresas que se ven ahogadas en el manejo de un gran volumen de información.

Si tu organización cuenta con diversos documentos físicos y se tienen que revisar constantemente, es el momento de pensar en soluciones de gestión de documentos y automatización.

¿Sabes que puedes lograr? Ahorros cuantiosos en tiempo y costos, además de una gran seguridad. A continuación, verás un caso de éxito.

Gestión eficiente de documentos para un banco

Imagina la gran cantidad de información que maneja un banco. Esta institución bancaria almacenaba documentos en bodegas físicas, hasta que un fuerte diluvio provocó que entrara agua afectando a muchos de los documentos.

Ofrecimos una consultoría integral para brindarle las mejores soluciones con la tecnología de IBM. Propusimos una digitalización de los documentos, extracción de la información y vinculación a los procesos y sistemas.

Las acciones que llevamos a cabo fueron:

Análisis de la operación

Había que analizar cuántos documentos estaban en las bodegas y cuáles eran los procesos con mayor prioridad. Se identificaron 55 mil documentos y por lo menos 10 procesos principales.

Escaneo de información y documentación de procesos

Implementamos escáneres y paralelamente se hizo una labor de documentar los procesos, es decir, en qué consistían, cuál era su flujo y qué buscaba cada uno, para tener los protocolos claros y estandarizarlos.

Gestión y automatización de los documentos

Aplicamos diferentes tecnologías para crear una interfaz que le diera vida a los documentos, conectándolos con el sistema. Esto implicó extraer la información de algunos documentos y ponerla a disposición en una arquitectura del sistema.

Puesta en marcha, evaluación y escalabilidad

Digitalizados los documentos, extraída la información, documentados los procesos y vinculada la información ya estábamos en marcha, es decir, el personal del banco podía tener acceso a los documentos en la nube, revisar la información necesaria y seguir con su operación habitual.

Nuestra consultoría siguió para evaluar resultados y al ser exitosos el banco decidió escalar las soluciones, así que a futuro se implementarían 70 nuevas automatizaciones, nuevos documentos y nuevas extracciones.

Beneficios para el cliente

Los beneficios de aplicar nuestras soluciones para el banco fueron varias:

• Evitaron cualquier pérdida o afectación por un incidente físico.
• Se ahorraron la renta de bodegas.
• Disponibilidad total de los documentos.
• Ahorros en tiempos.
• Se involucra a la organización con la estandarización de los procesos.
• Seguridad de la información (se replican documentos a un sitio alterno).
• Procesos óptimos dentro de la empresa: al hacer visible un proceso se puede medir y si se mide se puede mejorar.
• Escalabilidad tecnológica.

Asimismo, un aspecto fundamental para el banco era que con estas tecnologías cumplen con las normas de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores para la integridad de la información.

Las 3 soluciones aplicadas

Estas fueron las soluciones que aplicamos para el éxito de este caso:

FileNet (gestión de documentos): conecta todos los documentos con una taxonomía, implica una estrategia segura y alta disponibilidad. Se gana en gobernabilidad de los archivos.

BAW (automatización de procesos): se crea la conexión hacia diferentes sistemas, con el objetivo de poder mapear esas actividades conectadas: es darle vida las transacciones. Se ahorra tiempo y dinero cuando los procesos están comunicados entre sí.

DataCap (digitalización de documentos): con esta tecnología se extrae la información. Encontramos 256 distintos tipos de documentos y de estos 84 fueron tratados para dicha extracción.

Este es tan solo uno de tantos casos en los que las tecnologías y soluciones de aKúbica son ideales para mejorar la operación de un sector o empresa. Es importante tener este insight como referente, pero entender que cada caso es distinto y requiere de un análisis particular.